Lors du précédent podcast, je parlais notamment de la difficulté de passer à l’action et du meilleur moment pour le faire. Cette fois-ci j’ai souhaité faire un podcast où je vous donne les meilleurs outils de productivités qui existent et pour cela je vous ai préparer une liste de méthodes éprouvées et efficaces avec leurs fonctionnements et comment les mettre en place.

Bien entendu vous êtes libre d’utiliser celles qui vous semblent le plus appropriées à votre situation et à votre caractère. Voici 4 méthodes super efficaces pour booster votre productivité.

 

1. La loi de Pareto

C’est sans doute l’un des outils les plus connus et les plus efficaces lorsqu’on parle de productivité. La loi de Pareto ou encore la règle des 80/20 a été créée par un économiste italien du nom de Vilfredo Pareto il y a plus d’un siècle. Il constatait que 80 % de la richesse italienne appartenait à 20% des gens. Puis il a constaté que ce ratio fonctionnait pour les autres pays, mais aussi pour les industries. En allant plus loin dans ses recherches, il a défini que 80 % de la valeur qu’on génère provient de 20 % des tâches qu’on réalise.

En termes de productivité, si on parle de cette règle, c’est pour considérer que 20 % de nos actions doivent amener 80% de nos résultats, si ce n’est pas le cas, ça signifie qu’on perd du temps sur des tâches qui apportent peu de valeur ajoutée. L’objectif ici est d’analyser notre situation, que ça soit dans un but de productivité dans le domaine privé ou professionnel dans le but d’améliorer naturellement notre efficacité.

C’est à cet instant précis que vous allez devoir vous poser et vous arrêtez un temps, ce qui est assez paradoxal lorsqu’on parle de stratégie de productivité n’est-ce pas ?

À partir de là, prenez le temps de lister toutes les tâches que vous avez à faire, et voyez quelles sont les actions qui vous amèneront plus de résultats que les autres, celles qui apportent le plus de valeur. Mais cela ne signifie pas celles qui sont les plus rapides ou les plus simples. Vous vous rendrez compte que parfois le ratio est encore plus déséquilibré et qu’on pourrait même parler de la règle des 90/10.

Mettez au clair les tâches et les actions les plus bénéfiques en vue de vos objectifs et dégagez le reste.

2. La méthode Ivy Lee

Comme souvent lorsqu’on parle d’améliorer sa productivité, les diverses méthodes prennent leurs racines dans le monde des entreprises et l’histoire de cet outil fort simple à utiliser n’y fait pas exception. Popularisée dans la première moitié du XXe par Ivy Lee consultant spécialisé dans la productivité c’est une méthode qui se résume en 5 étapes.

1/ À la fin de votre journée, faites une liste des 6 tâches les plus importantes à faire pour le lendemain par rapport à vos objectifs, jamais plus de 6 par contre, ne vous dispersez pas en tâches secondaires, ce qui renvoie implicitement à la règle des 80/20, choisissez des tâches importantes pour vous.

2/ En parlant d’importance, classez chaque tâche selon leur degré de priorité et d’urgence.

3/ Dès le lendemain matin, débutez par la tâche la plus importante que vous avez notée la veille, et ne passez jamais à la suite avant qu’elle soit terminée.

4/ Une fois l’action la plus importante que vous aviez notée finalisée, vous pouvez passer à la tâche suivante et ainsi de suite pour l’ensemble de votre liste.

5/ et enfin dernière étape, reporter les tâches que vous n’avez pas encore terminées, et écrivez 6 nouvelles actions au maximum à réaliser pour le lendemain toujours en les triant par ordre d’importance.
L’avantage de cette méthode est multiple, notamment par sa simplicité à se mettre en place, cela ne demande que quelques minutes de préparation la veille, elle évite aussi de s’embourber dans des tondos listés à rallonge absolument indigeste et de rester focaliser sur l’essentiel.

 

Les 5 étapes de la Méthode Ivy Lee

1. Écrivez la veille 6 tâches les plus importantes.
2. Classez les par ordre de priorité.
3. Le lendemain, faites la première tâche de la liste jusqu’au bout.
4. Passez à l’étape suivante et ainsi de suite
5. Le soir, reportez les tâches en cours pour le lendemain et recommencer le processus.

 

3. La méthode GTD

La méthode GTD ou Getting Things Done nous provient de David Allen un consultant américain et qui a été ultra popularisée au début du XXe siècle par son livre appelé « S’organiser pour réussir » là où il reprend et explique sa méthode dans un ouvrage complet. Même encore à l’heure actuelle, il fait partie des ouvrages les plus populaires dès qu’on parle de productivité.

David Allen part du postulat qu’on ne peut pas retenir toutes les informations et qu’il est fondamental de mettre de l’ordre pour optimiser notre rendement, car notre cerveau est bien plus efficace pour exécuter que pour stocker.

Il a mis en place pour cela un modèle en 5 étapes :

1/ capturer

Inscrivez dans un carnet ou sur votre smartphone toutes les idées qui vous viennent en tête et qui monopolisent votre attention que ça soit des idées de projets, d’objectifs, d’échecs passés, des pensées qui tournent en boucle, etc. Le but ici est de faire le vide dans votre tête.

2/ Clarifier

Une fois que vous avez une liste qui ressemble à un brainstorming, il est temps d’y voir plus clair et de traiter les éléments que vous avez inscrits pour déterminer ce que vous allez décider d’en faire.

3/ Organiser

Tous les éléments que vous avez traités précédemment doivent être organisés par priorités et par catégorie et lorsque c’est possible ajoutez des dates à vos tâches à effectuer.

4/ Prendre du recul

Une fois que le système est mis en place, il est indispensable de repasser régulièrement sur les diverses tâches, de les réorganiser si besoin selon vos priorités à un instant T. Il n’y a rien de pire en termes de productivité que de passer du temps sur une tâche qui devient obsolète, d’où l’importance de réévaluer fréquemment ses différentes listes de tâches.

5/ Agir

Alors, oui, enfin c’est le moment où on passe à l’action, prenez vos tâches une à une selon l’ordre d’importance que vous avez préalablement défini et réalisez-les.

Cette méthode semble un peu lourde à la base, car sa mise en place nécessite pas mal d’investissement personnel en temps de préparation, cependant son efficacité n’est plus à démontrer.

N’hésitez pas à vous tourner vers la méthode Ivy Lee qu’on a vu précédemment si vous souhaitez une approche beaucoup plus pragmatique et rapide.

 

Méthode GTD en un clin d’oeil

1. Capturer
2. Clarifier
3. Organiser
4. Prendre du recul
5. Agir

 

4. La méthode de l’effet cumulé

C’est Darren Hardy ancien directeur de la rédaction du magazine Success aux us qui a largement popularisé l’effet cumulé ou compound effect en anglais. Cela part du principe que de petites décisions qui semblent insignifiantes de prime abord vont avoir un impact majeur sur le long terme si elles sont appliquées régulièrement comme une habitude.

Cela met en avant un des problèmes de notre société moderne, on veut tout, tout de suite quitte à énormément bosser d’un coup pour être tranquille après.

Darren Hardy part du postulat opposé où de bons choix répétés régulièrement obtiendront de meilleurs résultats sur le long terme. Il donne un exemple assez intéressant dans son livre, si vous aviez la possibilité de choisir entre prendre trois millions d’euros maintenant ou un seul centime qui doublera de valeur chaque jour pendant 31 jours.

Lequel choisirez-vous ? Dans le premier choix c’est simple vous auriez 3 millions d’euros, bon entre nous c’est déjà plutôt cool, cependant si vous choisissez le centime, vous aurez plus de 10 millions d’euros le 31e jour, d’où l’importance d’évaluer nos actions sur le long terme et non la recherche de la récompense immédiate.

Bref assez parlés, voici les 5 leviers à activer pour avoir un maximum de résultat sur le long terme selon la méthode de l’effet cumulé.

 

1/ Les choix

Tout au long de notre existence, on passe notre temps à faire des choix, mais pour changer un aspect de notre vie encore faut-il savoir ce qu’on veut changer et améliorer. Darren Hardy part du principe que nous sommes responsables de ce qui nous arrive et qu’il faille arrêter de trouver des excuses, mais plutôt se focaliser sur la possibilité de faire de nouveaux choix plus pertinents par rapport à nos objectifs. Visez à vous améliorer peu, mais régulièrement en faisant de meilleurs choix plus cohérents.

 

2/ Les habitudes

Nous sommes des êtres de routines et d’habitude, pour la plupart elles nous permettent de gagner du temps et de l’efficacité. Cependant certaines habitudes inconscientes peuvent avoir une influence négative dans notre vie. Veillez à identifier les habitudes qui vous plombes, comprenez comment elles se déclenchent puis remplacez-les progressivement par de nouvelles routines plus positives.

 

3/ Le momentum

Une fois que vous avez défini avec clarté vos objectifs, mis en place toutes les petites actions et habitudes pour vous permette d’atteindre des sommets, c’est à ce moment que survient le fameux Momentum, peu à peu vos efforts vont devenir des routines qui vont créer vos premiers retours positifs. C’est à ce moment précis qu’il va falloir mettre un gros coup de bot pour faire exploser vos résultats.

 

4/ Les influences

Au lieu de parler d’influences qui sont un terme parfois péjoratif en français, je préfère la notion d’environnement. Toutes nos actions et nos décisions subissent l’effet de ce qui nous entoure et de ce qui nous nourrit.
Il est fondamental de bien choisir les informations que l’on reçoit, que ça soit au travers de la TV, des réseaux sociaux ou bien des gens que l’on fréquente le plus qui peut avoir un effet très négatif sur nous. Faites le tri dans votre environnement et essayez au maximum de créer un entourage positif qui pourra vous aider à viser les sommets.

 

5/ L’accélération

Lorsque les précédents leviers sont régulièrement mis en place avec rigueur et discipline, que l’on commence à être dans une dynamique positive, Darren Hardy considère que c’est à ce moment que s’actionne ce dernier levier. Il consiste à renforcer et à accélérer tout le processus, à se challenger davantage, être audacieux et aller au-delà de ses objectifs initiaux en répétant ce qui a déjà été mis en place.

 

 Méthode de l’Effet Cumulé en un clin d’oeil

1. Les choix
2. Les Habitudes
3. Le momentum
4. Les influences
5. L’accélération

Mots de la fin

Au travers de ces 4 techniques de productivité que j’ai évoquées, bien sûr chacune d’entre elles pourrait être très largement développée indépendamment et je vous invite à chercher divers exemples sur internet si vous voulez en savoir plus, j’ai préféré garder un format court pour vous présenter un maximum de possibilités.